Hướng dẫn hạch toán chi phí mua quà Tết cho nhân viên, tặng Khách hàng

Hướng dẫn hạch toán chi phí mua quà tết, hàng cho biếu tặng; Hạch toán hóa đơn quà tặng nhận được như: Tặng bánh trung thu, quà tết, ngày lễ, …theo quy định về hàng cho biếu tặng.

Mục Lục

TH 1: Mua hàng về tặng luôn không nhập kho:

+ Bút toán 1: Ghi nhận chi phí mua quà tặng

Căn cứ vào hóa đơn, chứng từ mua hàng để hạch toán:

Nợ 641/642/622/623/627: Chi phí tặng quà cho nhân viên của bộ phận ….
Nợ 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ trên hóa đơn mua quà tặng (nếu có)

Có 111/112/331: Số tiền phải thanh toán cho người bán

+ Bút toán 2: Ghi nhận chi phí số thuế GTGT đầu ra trên hóa đơn xuất ra khi tặng quà:
Nợ 641/642/622/623/627: Chi phí số tiền thuế GTGT đầu ra trên hóa đơn xuất khi tặng quà

Có 3331: Số tiền thuế GTGT trên hóa đơn xuất khi tặng hàng

TH 2: Mua quà về nhập kho rồi tặng sau:

+ Khi mua quà: Căn cứ vào hóa đơn, chứng từ mua hàng để hạch toán

Nợ 156: Giá trị quà mua về để tặng
Nợ 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ trên hóa đơn mua quà tặng (nếu có)

Có 111/112/331: Số tiền phải thanh toán cho người bán

+ Khi tặng quà: Xuất hóa đơn => Căn cứ vào hóa đơn này hạch toán

Nợ 641/642/622/623/627: Chi phí tặng quà cho nhân viên của bộ phận ….

Có 156: Giá trị quà mua về để tặng
Có 3331: Thuế GTGT phải nộp trên hóa đơn xuất khi tặng quà
(Vì không phải ghi nhận doanh thu nên không có bút toán liên quan đến doanh thu hay giá vốn)

Xuất hàng cho biếu tặng có phải lập hóa đơn?

Theo Điểm a Khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi bổ sung khoản 1 điều 4 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hoá đơn thì:

Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và các trường hợp lập hóa đơn theo quy định tại Điều 19 Nghị định này. Hóa đơn phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này. Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.

Như vậy:
– Khi xuất Hàng hóa, dịch vụ để cho biếu tặng (Khách hàng, nhân viên …) -> Thì phải xuất hóa đơn hàng cho biếu tặng.

Một số vấn đề cần lưu ý về các trường hợp quà tặng:

Lưu ý về giá trị quà tặng có giới hạn

Khi chi quà Tết cho nhân viên, nhiều doanh nghiệp không chú ý đến giới hạn chi phí hợp lý theo quy định. Theo luật, tổng chi cho phúc lợi không được vượt quá một tháng lương bình quân thực tế. Vượt qua con số này, khoản chênh lệch sẽ bị loại trừ khi tính thuế TNDN.

Cần xác định chính xác mức lương bình quân một tháng của công ty trước khi lập kế hoạch chi quà, phần vượt quá giới hạn cần hạch toán vào chi phí không được trừ.

Lưu ý khi tặng quà bằng sản phẩm của doanh nghiệp

Nhiều doanh nghiệp lựa chọn tặng quà Tết là sản phẩm của chính mình, vừa tiết kiệm chi phí, vừa quảng bá thương hiệu.

Cần lưu ý rằng hàng biếu, tặng vẫn phải được lập hóa đơn và tính thuế GTGT đầu ra như một giao dịch bán hàng thông thường.

>> Điều này đòi hỏi sự minh bạch trong ghi nhận giá vốn, doanh thu, và thuế. Giá trị quà tặng phải được xuất hóa đơn theo giá thị trường để đảm bảo đúng quy định.

Lưu ý về các trường hợp tặng quà có yếu tố kết hợp (khách hàng và nhân viên)

Trong thực tế, có không ít doanh nghiệp tặng quà Tết đồng thời cho cả nhân viên và khách hàng. Nhưng việc gộp chung chi phí này mà không phân định rõ ràng sẽ dẫn đến rủi ro lớn khi cơ quan thuế kiểm tra.