HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Hóa đơn điện tử là gì?

Khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử (HĐĐT) như sau:

“2. Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế”.

Như vậy, HĐĐT là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ nhưng được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử.

Gồm 02 loại đó là HĐĐT có mã và HĐĐT không có mã:

– HĐĐT có mã của cơ quan thuế là HĐĐT được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Mã của cơ quan thuế trên HĐĐT bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

– HĐĐT không có mã của cơ quan thuế là HĐĐT do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

Việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập là một trong những thủ tục pháp lý bắt buộc. Tuy nhiên, những doanh nghiệp mới thành lập thường gặp rất nhiều những khó khăn về các thủ tục hoàn thiện doanh nghiệp nói chung và cả những thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập nói riêng.

>>> Dịch Vụ Hóa Đơn Điện Tử của Y&T được triển khai nhằm hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết hoàn tất nhanh chóng vấn đề này. 

Y&T hỗ trợ doanh nghiệp làm việc với đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử để đăng ký, kê khai với cơ quan chức năng. Từ đó, doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng hóa đơn điện tử mà không phải bận tâm về vấn đề pháp lý.

Ưu điểm khi sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử của Y&T

• Hỗ trợ tư vấn và lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín.

             Y&T hỗ trợ cung cấp dịch vụ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của 3 nhà mạng uy tín hàng đầu Vietnam:  SInvoice Viettel, Mobifone Invoice và VNPT-Invoice trên phạm vi toàn quốc

• Soạn thảo toàn bộ hồ sơ liên quan đến thủ tục phát hành hoá đơn.
• Thay mặt doanh nghiệp thực hiện nộp hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn đến Cơ quan Thuế.
• Thay mặt doanh nghiệp nhận kết quả và bàn giao hồ sơ cùng những giấy tờ liên quan.

CHỮ KÝ SỐ

1. Chữ ký số là gì?

1.1 Định nghĩa

Chữ ký số là một thiết bị đã mã hóa toàn bộ dữ liệu và thông tin của cá nhân hoặc doanh nghiệp bằng khóa riêng của chủ sở hữu, dùng để ký kết các loại văn bản và tài liệu trực tuyến. Điều này đảm bảo người nhận có thể xác định và xác thực đúng nguồn gốc, cũng như đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu nhận được.

Khi sử dụng chữ ký số, doanh nghiệp cần quan tâm đến hai loại khóa do nhà cung cấp dịch vụ xác thực chữ ký số (Certifying Authority – CA) cấp.

Tại Việt Nam, chữ ký số đã được pháp luật công nhận về mặt pháp lý, có giá trị tương đương và có thể thay thế cho chữ ký tay của cá nhân hoặc con dấu đỏ của doanh nghiệp. Một số đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số (CA) uy tín gồm có: VNPT-CA, CA2, BKAV-CA, VIETTEL-CA, FPT-CA, NEWTEL-CA, SAFE-CA, EFY-CA,…

1.2 Cấu tạo của chữ ký số

Chữ ký số được thiết lập trên nền tảng công nghệ mật mã khóa công khai RSA (mật mã không đối xứng). Khi được cấp và sử dụng chữ ký số, người dùng sẽ sở hữu một khóa công khai (public key) và một khóa bí mật (private key).

Khóa bí mật (private key): Đây là thành phần được dùng để tạo chữ ký số. Khóa bí mật thuộc hệ thống mã hóa không đối xứng và chỉ chủ sở hữu mới có quyền truy cập và sử dụng nó.

Khóa công khai (public key): Đây là thành phần được dùng để kiểm tra chữ ký số. Khóa công khai thuộc hệ thống mã hóa công khai và được tạo ra từ khóa bí mật tương ứng. Bất kỳ ai cũng có thể sử dụng nó để xác thực chữ ký số.

Người ký: Chủ thể hay thuê bao của khóa bí mật, thường là một doanh nghiệp hoặc cá nhân. Họ sẽ sử dụng khóa bí mật của mình để ký số vào một thông điệp dữ liệu dưới tên của họ.

Người nhận: Doanh nghiệp hoặc cá nhân nhận thông điệp dữ liệu đã được ký số. Họ sẽ sử dụng chứng thư số của người ký để kiểm tra và xác thực chữ ký số trong thông điệp nhận được trước khi tiến hành các hoạt động hoặc giao dịch liên quan.

Ký số: Đây là quá trình cắm hoặc đưa khóa bí mật vào một phần mềm để phần mềm tạo ra và gắn chữ ký số vào một thông điệp dữ liệu cụ thể.

RSA (Rivest-Shamir-Adleman): là một thuật toán mật mã hóa khóa công khai, được sử dụng để mã hóa và giải mã dữ liệu, ký số và xác minh chữ ký số trong các lĩnh vực: thương mại điện tử, ngân hàng điện tử, giao tiếp trực tuyến,… Ngoài ra, RSA cũng được sử dụng trong một số ứng dụng phi mật mã như: xác thực danh tính và quản lý bản quyền.

1.3 Phân biệt chữ ký số và chữ ký điện tử

Chữ ký điện tử (electronic signature) là một dạng chữ ký được tạo ra dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh, hình ảnh, hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử. Nó gắn liền hoặc kết hợp một cách logic với thông điệp dữ liệu để người phê duyệt có thể xác định được người chủ của dữ liệu trên các văn bản điện tử.

Chữ ký số (digital signature) là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra thông qua sự biến đổi thông điệp dữ liệu bằng hệ thống mật mã không đối xứng. Với chữ ký số, người nhận có thể sử dụng thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký để xác định chính xác nguồn gốc và đảm bảo tính toàn vẹn của thông điệp dữ liệu.

Như vậy, chữ ký số là một tập hợp con của chữ ký điện tử, được xác thực thông qua bên thứ ba là các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số (CA).

Cả hai loại chữ ký này đều hỗ trợ cho hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi sử dụng chữ ký điện tử không có sự xác thực của CA, doanh nghiệp cần cân nhắc các rủi ro có thể phát sinh:

Chữ ký điện tử không có giá trị pháp lý và chưa được cơ quan Nhà nước chấp nhận như chữ ký số được CA chứng nhận.

Trên một văn bản đã được ký duyệt, chữ ký điện tử có thể bị chèn thêm, xóa đi hoặc chỉnh sửa thông tin, chẳng hạn như sửa thời gian ký. Trong những trường hợp này, các đơn vị cung cấp phần mềm sẽ không chịu trách nhiệm về mặt pháp lý cho doanh nghiệp.

2. Chữ ký số có thể sử dụng trong trường hợp nào?

2.1 Chữ ký số cá nhân

• Chữ ký số cá nhân là chữ ký số của một cá nhân độc lập. Chữ ký số này có vai trò tương đương với chữ ký tay, giúp xác thực danh tính của cá nhân, đảm bảo tính toàn vẹn cũng như đơn giản hóa quá trình ký kết và giao dịch. Ứng dụng của chữ ký số cá nhân rất đa dạng, bao gồm:
• Ký kết văn bản điện tử: hợp đồng, hóa đơn, thỏa thuận, tờ khai thuế TNCN,…
• Tham gia giao dịch trực tuyến: ngân hàng điện tử, chứng khoán điện tử, giao dịch chứng khoán, mua bán trực tuyến,…
• Đăng ký dịch vụ công trực tuyến: đăng ký giấy phép kinh doanh, đăng ký thành lập doanh nghiệp, xin cấp phép xây dựng,…

2.2 Chữ ký số doanh nghiệp, tổ chức

• Chữ ký số dành cho doanh nghiệp hoặc tổ chức có giá trị pháp lý tương đương với con dấu của doanh nghiệp, tổ chức. Chữ ký số giúp quá trình trao đổi dữ liệu giữa các doanh nghiệp hoặc giữa doanh nghiệp với cơ quan hành chính diễn ra nhanh chóng và thuận tiện hơn. Các trường hợp doanh nghiệp và tổ chức có thể sử dụng chữ ký số bao gồm:
• Tham gia cổng dịch vụ công trực tuyến: khai thuế điện tử, khai hồ sơ BHXH điện tử, nộp thuế điện tử, hải quan điện tử,…
• Tham gia giao dịch: ngân hàng điện tử, hóa đơn điện tử, thương mại điện tử, mua bán và thanh toán qua mạng,…
• Ký kết chứng từ nội bộ: phiếu thu, phiếu chi, phiếu tạm ứng, báo cáo quản trị,…
• Ký kết văn bản điện tử: hợp đồng lao động, hợp đồng thương mại, hợp đồng ba bên,…

3. Các loại chữ ký số phổ biến hiện nay

3.1 Chữ ký số USB Token

Chữ ký số USB Token là một dạng chữ ký số truyền thống và được dùng phổ biến nhất hiện nay. Loại chữ ký số này yêu cầu sử dụng một thiết bị phần cứng chuyên dụng – USB Token, dùng để lưu trữ dữ liệu mã hóa và thông tin của cá nhân hoặc tổ chức. Để ký số bằng USB Token, người dùng cần cắm thiết bị USB vào máy tính và thực hiện ký tài liệu điện tử.

3.2 Chữ ký số từ xa

Chữ ký số từ xa (Remote Signature), còn gọi là chữ ký số không dùng USB Token, chữ ký số di động, hay chữ ký số trực tuyến, là một công nghệ chữ ký số tiên tiến. Loại chữ ký số này được đánh giá là có tính năng và ứng dụng vượt trội nhất so với các loại chữ ký số khác.

Hoạt động dựa trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây (cloud-based), chữ ký số từ xa cho phép người dùng ký số mọi lúc, mọi nơi trên mọi thiết bị điện tử (điện thoại, máy tính, tablet,…) mà không cần phụ thuộc vào thiết bị phần cứng. Điều này khắc phục hoàn toàn nhược điểm của chữ ký số USB Token và mang lại sự tiện lợi tối đa khi sử dụng.

3.3 Chữ ký số SmartCard

Chữ ký số SmartCard là loại chữ ký số được các nhà cung cấp viễn thông tích hợp sẵn trên SIM, cho phép người dùng ký số trực tiếp bằng thiết bị di động. Tuy nhiên, hạn chế lớn nhất của loại chữ ký số này là sự phụ thuộc vào SIM của nhà mạng. Nếu SIM của người dùng nằm ngoài vùng phủ sóng của nhà mạng, việc ký số không thể thực hiện được.

3.4 Chữ ký số HSM

Chữ ký số HSM (Hardware Security Module) là một loại chữ ký số sử dụng công nghệ HSM để lưu trữ cặp khóa điện tử, đồng thời xử lý và truyền nhận lệnh ký qua các giao thức mạng.

HSM là một thiết bị vật lý chuyên dụng, giúp người dùng quản lý và bảo vệ cặp khóa chứng thư số, đảm bảo tính xác thực mạnh mẽ cho các ứng dụng mã hóa. Thiết bị HSM có thể được thiết kế dưới dạng một card PCI cắm vào máy tính hoặc một thiết bị phần cứng độc lập kết nối qua mạng.

Sử dụng chữ ký số như thế nào?

– Hiện tại, chữ ký số được mã hóa vào một thiết bị như một chiếc USB- thiết bị phần cứng để tạo ra cặp khóa công khai và khóa bí mật thông tin dữ liệu. Chữ ký số này được bảo mật bằng mã Pin riêng.

– Khi doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng chữ ký số có thể sử dụng của các nhà cung cấp như: VNPT, Viettel, Mobifone,… tùy vào yêu cầu cũng như tài chính của doanh nghiệp.

Y&T hiện cung cấp dịch vụ hỗ trợ đăng ký sử dụng chữ ký số của 3 nhà mạng uy tín hàng đầu Vietnam:  SInvoice Viettel, Mobifone Invoice và VNPT-Invoice trên phạm vi toàn quốc.